Марахтанов А. Г., Байтимиров Л. З., Богданова Н. А., Хрусталева Н. В.
Применение процессно-ориентированного подхода при построении системы качества ПетрГУ
Чтобы результативно функционировать, организация должна управлять многочисленными взаимосвязанными процессами. Это актуально и для образовательных учреждений, в том числе вузов. Для повышения эффективности работы, роста удовлетворенности потребителей (студентов) и сотрудников, получения преимуществ в конкурентной борьбе необходимо осуществление деятельности, связанной с мониторингом и оценкой качества осуществляемых процессов, модификацией и совершенствованием этих процессов.
Одним из подходов к выполнению обозначенной выше деятельности (называемой менеджмент качества) является процессно-ориентированный подход к управлению организацией. Данный подход предполагает определение и описание всех основных и вспомогательных процессов организации (в т. ч. вуза), установление взаимосвязей между этими процессами, а также последующее управление ими. Под процессом в данном случае понимается совокупность видов деятельности (взаимосвязанных и взаимодействующих), преобразующая входы в выходы. Входами могут быть различные ресурсы, необходимые для осуществления деятельности (инфраструктура, документы, выходы других процессов и т.п.). Выход – результат процесса (оказанная услуга, продукт, документ). Результаты всегда должны быть на кого-то ориентированы, представлять ценность для какого-либо потребителя, иначе процесс будет бессмысленным, холостым.
Недостаточно просто определить и детализировать бизнес-процессы организации – необходимо также иметь возможность оценивать эффективность реализации процессов, что позволит непрерывно их совершенствовать. Для такой оценки с каждым процессом необходимо связать набор показателей эффективности – параметров процесса, характеризующих взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами. Для каждого показателя должен быть предложен метод его определения, система измерений и формула, позволяющая его вычислить.
Для создания системы управления качеством в организации, как минимум, необходимо:
- Определить набор процессов и подпроцессов, реализуемых организацией. Процессы могут быть разделены на основные (добавляют ценность продукту, направлены на потребителя) и вспомогательные, поддерживающие (обеспечивают функционирование основных).
- По каждому процессу создать его описание или регламент процесса. Описание должно содержать последовательность операций, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений, список должностных лиц, ответственных за исполнение и контроль, список необходимых ресурсов и пр. Для представления процесса часто используют нотации – графические форматы описания модели бизнес-процесса. Организации могут использовать либо свои нотации, либо воспользоваться существующими, такими, как WorkFlow, IDEF-0 и пр.
- По каждому процессу определить набор характеризующих его эффективность показателей, а также способы расчета каждого из них.
- Осуществлять непрерывный расчет принятых показателей (мониторинг), анализировать значения показателей, при необходимости корректировать бизнес-процессы и следить, как внесенные изменения сказываются на изменении показателей (совершенствовать бизнес-процессы).
- Подключать к процессу управления качеством не только ответственных за это направление деятельности сотрудников, но и вообще всех сотрудников организации: они должны понимать структуру бизнес-процессов, участвовать в их оценке (в т. ч. и экспертной), предлагать варианты совершенствования процессов, быть заинтересованы в повышении эффективности работы организации в целом.
Обозначенные выше принципы управления качеством соответствуют положениям международных стандартов ISO серии 9000.
В Петрозаводском государственном университете (ПетрГУ) процессно-ориентированный подход к управлению качеством положен в основу создаваемой системы менеджмента качества. При определении основных и вспомогательных бизнес-процессов разработчики ориентировались на типовую модель системы качества образовательного учреждения, предложенную в 2005 году и рекомендованную Рособразованием и Рособрнадзором. Данная модель апробирована в значительном числе российских вузов.
Согласно типовой модели, выделено 12 основных (маркетинг, прием студентов, проектирование и реализация программ основного и дополнительного образования, воспитательная и внеучебная работа, подготовка кадров высшей квалификации, международная деятельность и т. п.) и 10 поддерживающих процессов верхнего уровня (управление персоналом, редакционно-издательская деятельность, библиотечное и информационное обслуживание, управление закупками и инфраструктурой, обеспечение безопасности жизнедеятельности и т. п.).
По многим из этих процессов созданы и утверждены нормативные документы, назначены ответственные исполнители, предложены критерии (показатели) оценки их эффективности, способы их вычисления. В должностные инструкции исполнителей прописаны их обязанности в соответствии с моделями процессов.
Для вычисления эффективности процессов система управления качеством ПетрГУ использует следующие информационные источники:
- Данные Информационно-аналитической интегрированной системы (ИАИС) управления вузом;
- Результаты периодически осуществляемых опросов преподавателей и других сотрудников, студентов, выпускников, абитуриентов, руководителей предприятий и организаций, принимающих на работу выпускников ПетрГУ;
- Экспертные оценки специалистов различных предметных областей, сотрудников ПетрГУ и сторонних организаций;
- Другие данные (данные федеральных, региональных, муниципальных учреждений образования и науки, других учреждений и ведомств).
Поскольку в ИАИС ПетрГУ функционируют комплексы подсистем, связанные практически со всеми подразделениями вуза (в т. ч. «Учебный процесс», «Управление персоналом», «Бухгалтерский учет», «Аспиратнура» и пр.), в системе имеется значительный набор данных, пригодных для определения показателей эффективности большинства из обозначенных выше основных и вспомогательных бизнес-процессов.
Например, для оценки деятельности, связанной с подготовкой кадров высшей квалификации, система менеджмента качества позволяет рассчитать параметры эффективности соответствующего процесса на базе таких данных, полученных из ИАИС, как:
· наличие публикаций аспирантов, в т. ч. в журналах, включенных в список ВАК;
· выполнение аспирантами расширенной образовательной программы;
· участие аспирантов в конференциях различных уровней (региональные, российские, международные);
· наличие финансовой поддержки исследований;
· и т.п.
При этом эффективности подсчета способствует активное заполнение обозначенной выше информации самими аспирантами через реализованные в ИАИС интерфейсы. Аналогичным образом строится работа по оценке других бизнес-процессов.
Информационно-аналитический комплекс управления качеством, содержащий в себе актуальные версии принятых документов (регламентов, нотаций), механизмы расчета показателей эффективности также реализуется на базе ИАИС и является одним из его компонентов. Результаты работы данного модуля служат для принятия важных управленческих решений на различных административных уровнях (ректорат, деканат, кафедра, подразделение).
Реализуемая в соответствии с обозначенными в данной работе принципами, процессно-ориентированная система управления качеством будет способствовать достижению высокого уровня подготовки специалистов, повышению конкурентноспособности вуза, что особенно актуально в современных условиях (уменьшение количества выпускников образовательных школ, повышение мобильности и свободы выбора абитуриентов после введения в России ЕГЭ, заинтересованность экономики России в качественно-подготовленных специалистах и т. п.).
Литература:
1. Рузанова Н.С., Насадкина О.Ю., Попова И.А., Штивельман Я.Е. ИАИС управления вузом как ядро информационной среды ПетрГУ: перспективы развития // Информационная среда вуза XXI века: Материалы II Всероссийской научно-практической конференции, 15-18 сентября 2008 г. Петрозаводск, 2008, С. 20-22
2. Рузанова Н.С., Власова А.Г., Насадкина О.Ю., Попова И.А. Обеспечение информационных потребностей пользователей ИАИС управления вузом // Информационная среда вуза XXI века: Материалы III Международной научно-практической конференции, 21-25 сентября 2009 г. Петрозаводск, 2009, С. 189-190
3. Рузанова Н.С. Развитие информационной среды вуза в условиях перехода к информационному обществу // Информационная среда вуза XXI века: Материалы IV Международной научно-практической конференции, 20-24 сентября 2010 г. Петрозаводск, 2010, С. 18-20
4. Проектирование системы управления вузом, ориентированной на повышение качества образовательных услуг // http://www.ids-scheer.ru/ru/Services/Industry/institutes/140003.html?mod_dcrt[caching]=294821724
5. Процессный подход к управлению организацией. Сборник методических рекомендаций. – Тольятти, ТГУ. 2007. – 25 с.
6. Методические рекомендации по внедрению типовой модели системы качества образовательного учреждения. – СПб.: Издательство СПбГЭТУ, 2006. – 408 с.
При цитировании ссылка обязательна:
Марахтанов А. Г., Байтимиров Л. З., Богданова Н. А., Хрусталева Н. В. Применение процессно-ориентированного подхода при построении системы качества ПетрГУ. // Материалы всероссийской научно-практической конференции "Проблемы автоматизации деятельности вузовских систем качества" (11-12 ноября 2011 года, Санкт-Петербург, ЛЭТИ). С. 85 - 89.
Для online-проектов необходима гиперссылка
http://marahtanov.ru/science/publ/2011/quality2/index.html
Обсудить статью, задать вопросы, высказать замечания и предложения можно на форуме.
|
